当今社会会议种类繁多，会议的内容不同，开会的地点和对环境的要求也会有不一样，为了达到会议召开的目的和目标我们应该提前做好完善的计划，第一，我们首先要完成一个重要的步骤，仔细手机方方面面的信息，我们通过手机的信息来制定出每个信息应对的方案，制定出完善的方案才能让会议流程在我们预知的范围内进行，从而顺利的达到预期的目标效果。
一、预算与工作安排。
预算是会议里面最非常重要的一个步骤，预算包括的种类很多，而且很复杂，如果在预算上出现错误，会影响整个会议的质量和效果。
1、交通费是预算里必须有的一项，包括飞机、火车、汽车、临川、以及会议期间的班车接送等等。
2、会议室费用这是最重要的一项费用之一。
①首先是会议室场地的租金问题，一般的会议室场地，比如，激光指示笔、音响麦克、座椅板凳、主席台、以及黑板或白板、油性笔和粉笔。但是有些设备并不一定会在会议室里免费提供，像是投影设备、临时性的装饰物、展架或者是横幅。这些设备需要及时和酒店沟通。
②会议设备租赁费用，这部分费用也是包含在会议室费用当中的，例如，笔记本电脑、移动同声翻译系统、多媒体系统、摄影摄像设备等，这些设备在租用的时候都需要交付一定的使用保证金，租赁费用当中还包括了设备的技术费用和维护费用。
③会场的布置费用这部分通常包含在会场租赁费当中。
④其他会议费用，这部分费用通常是广告及宣传品印刷、礼仪、会议秘书、公共关系等，这方面青岛米廷会展公司可以为您提供专业的服务支持。
3住宿费是主要开支之一，如果能找到专业的会展会议服务商，通过良好的合作关系，获得更好的折扣比较好。
4餐费是每个会议必须面对的费用，餐费其实对某些会议很简单，但对于某些会议来说却是很复杂的事情。
①首先是早餐，一般酒店的早餐都是自助餐，当然也有采用桌餐的，费用按照人数来计算。
②中餐(午餐)属于正餐，我们通常是以人数来预算的自助餐，或是按桌来预算的桌餐。
③服务费，这方面的消费一般都是发生在高级餐厅，酒店或者餐厅谢绝我们自带酒水，这个时候通常是外带酒水要加收15%的服务费。
④会场的茶歇这个费用一般是按照人数来预算的，通常这里面还要包含服务人员的费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外预算。
⑤联谊酒会或者是庆祝会愿意成功的晚宴，这方面的预算其实很简单，只要我们设定好用餐标准与用餐人数规模，预算是很容易完成的。但是酒会的场地和节目等方面的预算可能时间较长。
5设备视听费用这项费用只是在室外进行的时候才会产生，通常是一些音响设备和技术人员的费用，一般是按天计算的。
6旅游费用一般是在会议结束之后安排与会代表进行当地的特色旅游活动。
7预算外支出一般是指会议会展工程中一些临时性的安排所以产生的费用，这些费用的产生通常情况下是临时发生的，所有预算计划很难。