会议准备工作是办公室工作的一项重要内容。一年来，办公室主办、承办和协办了不少大大小小的会议，如全省水文工作会议、全省水文系统文明创建总结表彰大会、局长办公会议、全国旱情监测会议、水情工作会议等等。我认为，做好会议准备工作一定要注意以下几点。
1）拟定会议主题
会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。
2）拟发会议通知
它应包括以下六项：一是标题，它重点交待会议名称。二是主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。三是会期，应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点，对交通路线，特别要交待清楚。五是会议的出席对象，如对象可选派，则应规定具体条件。六是会议要求，它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他费用问题。
3）会场预约
根据需要，制定最完美的策划；根据会议的级别，选择会议举办地；根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。
4）会场的布局
会议室的布局也非常重要，有了好的设备如果没有好的环境一样发挥不出它的完美效果!现在，整个会议室纯木色的色调比较自然高雅，更显得有点富丽堂皇，会议室没有窗口，不用遮光。最好会场控制台上应安装灯光控制器，以便根据会场需要对光照作相应的控制。因为有时候需要昏暗一点，有时候却需要光亮一点，为什么呢?需要昏暗点是因为室内照明也会直接影响投影画面显示质量，如果会议室环境照度高，会使投射画面对比度低，画面模糊，影响投影质量。显然会议室环境的照明与显示媒体的亮度需要细心权衡，全盘考虑，才能取得较好的视觉效果。
5）印刷材料的设计制作
根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。
6）拟定会议议程、日程和程序。
议程，是会议所要通过文件、解决问题的概略安排。用简练文字逐项写出即可。日程，是在一般时间内会议进行的具体安排，一般采用简短文字或表格方式，将会议期间每天上午、下午及晚上的活动列出即可，如有说明，附于表后。程序，是一次会议按照时间先后或依次安排的工作步骤。程序可繁可简，可粗可细。议程、日程应当事先发给与会人员。程序只供领导同志主持会议时参考，不发给其他同志
7）会议系统
人耳能听到的频率范围是20—20KHZ？
因为的人的这个特性，所以音响也具备这个特点，每一只音箱和功放都有这个参数，为什么呢，就是因为没必要做出更广频段!人对于125HZ-8000HZ是非常敏感，因为这是中音(说话、乐器、普通音响等)，是我们大家都需要的声音。125HZ以下就是低音了，低音音箱只能反映出这个频段的声音。但是没有低音就没有激情，没有低音酒吧就得关门了。高音不用说了，清脆响亮，但操作不当，持续的高音就会伤害人的健康。
把声能转换成电能的设备是传声器？
话筒、电话就是这样诞生的，话筒有好有坏，但怎么分析话筒的好坏呢，那就是咪头(直接负责对声音的感应)!做咪头震动膜最好的设备材料是黄金，甚至是比黄金还贵的复合材料，所以我们看到的最高档话筒都是非常昂贵的(别去偷啊，很薄很薄的一层，溶化了更本就不值钱。
把电能转换成声能的设备是扬声器
扬声器做到出声音是由功放给予的，但是扬声器自身必须做到要迎合这种能量。扬声器就是我们所说的音箱或广播喇叭，扬声器最最关键的是喇叭(我们叫单元)，做一个单元是容易，做一个好单元成本就非常昂贵了。音箱的好坏辨别通常存在很多误区，其中之一就是人为声音大就是好东西，之二声音干净就是好喇叭，之三好音箱就等于好音质。为什么?
一，声音大很容易震撼人体，被震晕了就认为销魂。
二，声音过于干净绝对不是好听(低音干净是好事情)，而是刺耳，声音过于干净会造成听觉疲劳，如果酒吧全部用同轴(干净声音的典型)，不超过两小时人人都会抢着回家睡觉。
三，好音箱固然重要，但最大幕后支持者是功放，发烧友们为什么拼命做二极管的东东来听音乐，为的就是有一个好声音，但发烧友对音箱一般不是太挑剔。这就足以说明功放的重要性。
好音箱的评分标准是：声音自然真实、声压级强大、灵敏度高。
青岛米廷会展公司通过多年的会务会展接待工作，总结了一些具有普遍性的关键点，在这里分享给大家，希望能够对大家日后的会议工作有所帮助。