不论是政府单位还是企业亦或是个人，在日常工作进行和生活中都会经常性的碰到各类寻找会议室、租赁会场的需求。政府单位的行业管理会议、工作总结会、表彰大会。企业的年会、客户答谢会、新产品发布会、招商会、培训会议。个人生活中的生日宴、婚宴场所预定等等。都需要租赁会议室以保证会议的正常进行。
这就涉及到几个问题，会议场所的选择和预定，一般来说大多数的会议都是要安排在酒店里面进行的。那么作为会场选址的负责人，我们该注重哪些方面的问题，做哪方面的工作，才能让我们接下来的会议活动正常有序的进行呢。作为多年从事会议会展行业的我们，今天给大家提以下几点建议，希望能对各位日后的会议会场预定有所裨益。
一、价格问题：国人的传统理念让我们觉得，不管购买任何产品或者服务，生产厂家的价格应该是市场最低的，其实，这个想法是错误的，就拿会议室的租赁价格来说，酒店作为产品的制造者，无疑是价格的主宰。而我们都知道，酒店的会议室、客房、乃至娱乐、用餐等服务项目其实都存在很大的价格差距，同样的产品不同的消费者，得到的价格会相差很多，同样的，会议室的价格也是这样，酒店在对待直客和中介公司的时候，给出的价格是截然不同的，后者获得的价格是最实惠的。
以青岛香格里拉大酒店24号会议室价格为例：80人的会议室市场一场的最低报价是7000元/场，而给到专业会议公司的价格却是8折。这里面就出现了将近1400元的差价，所以，如果您要在青岛香格里拉酒店租赁80人的会议室，建议您直接找专业的青岛会议公司。他们会在采购价的基础上稍稍增加一部分利润作为中介费，而客户您拿到的价格却比直接跟酒店预定低了许多。原因很简单，因为您可能就一年一次到两次会议，甚至这辈子就用这个酒店一次会场，对于酒店来说，您不是他们最喜欢的客户，所谓，青山不断、绿水长流才是每个酒店的最终目的。会议公司跟酒店的合作才是长期且持续的。
二、布局问题：很多非专业会议操作人员，对会场的布局一般没有什么概念，所以，经常会发生这样的事情：会议报到开始了，突然发现坐在后排的嘉宾无法完全看到主席台或者LED电子屏。原因是当初忽略了到会的人数比预计可能会多。
另外，会场中间有几根立柱影响了大家的视线。其实，这些都是很简单的、非常低级的失误。只要我们提前对参会嘉宾以及会场实际情况有所了解，有相关的预案就完全可以避免的了得，比如，可以在会场的两侧提前布置移动的投影、幕布或者干脆加装小型的LED电子屏，一个小小的变通，就解决了会议的不足了。当然，建议您在主办会议的时候，还是应该委托当地的专业会议公司来为您打理这些事务，作为主办方，其实应该把精力放在参会代表或者嘉宾身上，如何让每一位参会人员都能乘兴而来满意而归才是主办方应该关注的。所谓，专业的人做专业的事，道理就在这里。
专业的会务公司经常的接触各类会议，他们熟悉各种会议的流程，更擅长于掌控每一个环节的贯通性，俗话说，无规矩不成方圆，会议公司的优势所在，就是他们可以将您的需求，通过标准化的会议流程来淋漓尽致的体现出来。让您的会议活动在圆满成功的同时，还可以最大限度的为您节约成本。
三、效率问题：当今社会，对于每一个人来说最珍贵的可能就是时间了，任何企业和个人都不愿意在某一件事情上耗费太多的精力，我们预定会场也好、预定餐厅也好我们的目的是要开会或者是活动，所以，寻找会议场所只是一个必须的过程。那么，自然越快搞定场所越好了。如果您自己去满世界的找会场，一来浪费时间和精力，二来价格也不一定会符合要求。
那么如何才能又快有便宜的找到理想的会议场所呢?其实，很简单。您直接委托专业的会议公司就好了，他们的专业所在就是这些，一般会在半小时之内为您提供您所在城市的所有符合您要求的会议酒店，并附带价格参考。作为会议主办方，您只需要将会议公司为您提供的所有的项目去做一个增减工作就可以了，怎么样?是不是很实用呢?