青岛米廷会展公司是专门从事会议接待服务公司,公司人员每次的会议服务持有米廷人特有的专业、专注、专心以及想客户所想的工作态度,获得了客户的赞誉。不止满足客户的需求,更注重那些看似简单实质重要的细节,如说会议记录工作等。
青岛米廷会展公司凭借多年的会议接待经验,本着为客户着想,凭借米廷会展联盟的优势立足青岛地区,是青岛市会议行业的标杆。
在我们接待过得许多会议中,经常会发现这样的问题:会议进行中,所有的参会代表及嘉宾都能够认真、负责的参加会议,发表看法;也能够实时的与主办方沟通交流,达成共识,可是,会后不久甚至连会议内容框架都想不起来了,这就是没有做好会前资料准备及会议记录工作的问题。
为了更好的为会议客户服务,我们整理了一套简单而实用的会议记录模板,供大家参考。
—、概要:会议过程中,由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来,就形成了会议记录。会议记录有“记”与“录”之分。
“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要,会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备,记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“
录”有笔录、音录和影像录几种,对会议记录而言,音录、像录通常只是手段,最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录,以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。
二、格式要求:会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。
记录头的内容有:1.会议名称;2.会议时间;3.会议地点;4.会议主席(主持人)5.会议出席、列席和缺席情况;6.会议记录人员签名。
三、重点注意:会议记录的要求归纳起来主要有两个方面,一个是速度要求,一个是真实性要求。
(一)速度要求。快速是对记录的基本要求。
(二)真实性要求。纪实性是会议记录的重要特征,因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。 真实性要求的具体含义是:1.准确。不添加,不遗漏,依实而记。2.清楚。首先是书写要清楚,其次,记录要有条理。3.突出重点。
会议记录应该突出的重点有:(1)会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动;(2)会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解;(3)权威人士或代表人物的言论;(4)会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论;(5)会议已议决的或议而未决的事项;(6)对会议产生较大影响的其他言论或活动。
会议记录的写作格式:会议记录是当事人记录会议情况以供备查的一种文体。一般会议记录包括两部分:一部分是会议的组织情况,要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。另一部分是会议的内容,要求写明发言、决议、问题。这是会议记录的核心部分。对于发言的内容,一是详细具体地记录,尽量记录原话,主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录,只记录会议要点和中心内容,多用于一般性会议。会议结束,记录完毕,要另起一行写"散会"二字,如中途休会,要写明"休会"字样。